Am creat special pentru utilizatorii site-ului un top al celor mai frecvente 10 greseli "comise" de organizatorii de evenimente. Numerotarea greselilor nu este in ordinea gravitatii acestora, toate fiind la fel de importante si cruciale.
Astazi va voi prezenta prima dintre acestea urmand ca in scurt timp sa continui lista, deci vizitati periodic site-ul pentru a vedea noile actualizari si adaugari in TOP 10 greseli in organizarea unui eveniment.
Crearea unui asa zis "Time Line" al evenimentului este cruciala si trebuie sa ia in considerare necesitatile publicului, timpul avut la dispozitie si necesitatile logistice. Luati in considerare urmatoarele greseli des intalnite in organizare si veti fi cu un pas mai aproape de o organizare perfecta.
1. Problema timpului acordat pentru "Workshop"
O greseala des facuta de planificatorii evenimentului, este sa programeze sesiuni de lucru prea lungi, de peste 90 de minute, ori prea scurte, sub 60 de minute. Daca sesiunea de lucru este prea lunga, publicul va primi o cantitate de informatie mult prea mare pentru procesare si stocare, atentia acestuia diminuandu-se foarte mult dupa prima ora de "Workshop". Daca sesiunea de lucru va fi prea scurta, participantii vor sari de la o sesiune la alta prea rapid, atentia acestora sarind mult prea repede de la un subiect la altul, informatia primita neavand timp pentru intiparirea in minte a acestuia. Fiti atenti la "workshopurile" interactive si incarcate tehnologic, deoarece acestea au nevoie de o durata mai lunga si de repetitivitate.
In alta ordine de idei, in cazul in care organizati un eveniment care se va desfasura pe parcursul a mai multe zile, puteti experimenta cu timpurile acordate sesiunilor, incepand cu 90 de minute si scazand durata acestora pe parcursul zilelor pana la 60 de minute, direct proportional cu capacitatea de atentie a publicului.
Capacitatea de atentie a publicului trebuie luata in considerare pe un numar mai mare de subiecti, nu va axati numai pe una, doua persoane din sala. Fiti atenti la atentia publicului luat ca un tot unitar.
2. Aranjamentul salilor
Programul de eveniment incarcat poate duce la supraaglomerarea salii in situatia in care personalul necesita sa efectueze reamenajari ale salii pentru organizarea mesei sau reorganizare asezarii scaunelor, montaje de panouri, sau alte modificari logistice. In aceasta situatie oaspetii vor fi deranjati de activitatea personalului si vice versa.
Acest fapt poate ridica semne de intrebare la adresa securitatii in munca si poate duce chiar la accidente, daca locatie aleasa nu este destul de mare.
Daca este posibil rezervati sali diferite pentru servirea mesei, pentru coffee break-uri, care vor fi aranjate fie inainte fie simultan cu derularea sedintei
Cosmin
Apr 14, 2010