Dupa cum am promis, revenim cu partea a 2 a din topul recent adaugat la sectiunea de stiri si comunicate, cu inca un set de 4 greseli care pot fi usor evitate in procesul de organizare a evenimentului.
Trecand rapid peste primul articol va spunem ca am evidentiat urmatoarele greseli:
1. Problema timpului acordat pentru Workshop-uri
2. Aranjamentul salilor
Trecand la ordinea zilei, punctul 3 al topului se refera la Timpul acordat pentru pauzele de folosire a toaletelor.
In fucntie de spatiul avut la dispozitie in toalete, trebuie sa va asigurati ca minim 20% din oaspetii dvs. vor avea timp pentru folosirea toaletei. Calculul este simplu: luati totalul participantilor si inmultiti cu 20%. Rezultatul il impartiti la 2, deoarece de regula se impart jumatate in barbati, jumatate in femei. Sau daca raportul barbati/femei este altul puteti calcula in functie de acest raport. Impartiti apoi rezultatele la numarul de toalete avute la dispozitie pentru barbati si femei. Alocati un timp de minim 3 minute timp de toaleta pentru fiecare persoana. Veti fi surprinsi ca desi ati alocat 5 minute pauza de toaleta, veti avea nevoie in final de 10 - 15 minute in schimb.
4. Limitari de spatii
Desi, organizarea evenimentului in alta locatie de fiecare data aduce un aport de inventivitate si inovatie, este bine sa va obisnuiti cu organizarea in aceasi locatie a altor evenimente. Atu-ul este ca veti ajunge sa cunoasteti locatia foarte bine, eliminand vizite in plus la locatie.
In alegerea locatie trebuie sa aveti in vedere nu doar evenimentul care este in curs de organizare ci si urmatoarele eveniemente.
Si foarte important este sa nu uitati ca probabilitatea de a avea tot mai multi participanti de la un eveniment la altul este mare si sa va asigurati ca spatiile oferite de locatia aleasa pot acoperi nevoile dvs. pe parcusul a mai multor evenimente.
5. Problema cazarilor si a spatiilor de parcare
Tot aceeasi importanta o acordam cazarilor si a parcarii. Totdeauna este bine sa organizati evenimentul in locatii care ofera mai multe spatii de cazare decat aveti dvs. nevoie pentru situatii de ultim moment cand se anunta participanti in plus. Daca locatia aleasa dispune de un numar de camere cu minim 20% mai mult decat aveti nevoie in prima faza este in regula. In cazul in care evenimentul dvs. este de asa amploare incat nici o locatie nu se inscrie in tiparul ales de dvs. din punctul de vedere ala cazarilor, este bine sa rezervati la alte unitati apropiate, dar trebuie sa aveti in vedere deplasarea acestora la locatia unde se va desfasura evenimtentul. In functie de modalitatea de deplasare puteti inchiria mijloace de transport pentru a facilita transportul si sa va asigurati ca sunt destule locuri de parcare in locatia evenimentului pentru persoanele care se deplaseaza individual cu mijlocul de transport propriu.
6. Probleme ce se pot ivi in organizarea si servirea mesei
In cazul in care oferiti servicii de alimentatie oaspetilor dvs, si este bine sa oferiti, trebuie sa aveti in vedere urmatoarele aspecte:
a. Produse vegetariene - In functie de persoanele participante este posibil sa aveti nevoie de preparate vegetariene care nu pot lipsi de la masa. Asigurati-va din timp ca unitatea aleasa va putea furniza aceste preparate chiar daca nu le-ati comandat anterior.
b. Continut cu produse ce pot cauza alergii - Evitati sa comandati pe cat puteti preparatele care contin produse ce pot cauza alergii cum ar fi alunele, fructe de mare sau anumite lactate
c. Varietatea preparatelor - Aveti grija in special la evenimente care decurg pe parcursul a mai multor zile, ca varietatea preparatelor sa fie destul de mare, sa nu se repete preparatele de la o zi la alta.
Factorii enumerati mai sus se aplica atat pentru meniuri prestabilite cu servire la masa cat si pentru mese de tip bufet suedez.
Aceasta a fost partea a 2 a a topului nostru, speram ca acest scurt ghid sa vina in ajutorul dvs. pentru organizarea evenimentului perfect.
Reveniti curand pe site-ul www.saladeconferinta.ro pentru a citi si partea a 3 a din acest top cu care il vom si incheia dar promitem sa adaugam si alte stiri si inovatii din domeniu.
Nu exista comentarii.